बीबीसी द्वारा सूचना की स्वतंत्रता के अनुरोध के जवाब में, डाकघर ने कहा कि ईमेल की समीक्षा के बाद, उसे श्री कीगन के कार्यकाल के दौरान छह बैठकों के संदर्भ मिले थे, लेकिन वह “यह सत्यापित करने में असमर्थ था कि ये सभी बैठकें हुई थीं या नहीं “.
इसने यह भी कहा कि उसे विश्वास नहीं है कि उसके पास मौजूद जानकारी “दोनों पक्षों के बीच सभी बैठकों का पूरा रिकॉर्ड” थी।
श्री कीगन के वकीलों ने कहा कि डाकघर द्वारा उल्लिखित दो बैठकें कभी नहीं हुईं।
श्री कीगन और सुश्री वेनेल्स के बीच 2015 में एक बातचीत के बाद फुजित्सु से बीबीसी पैनोरमा द्वारा पोस्ट ऑफिस और त्रुटिपूर्ण होराइजन आईटी प्रणाली की जांच के बारे में संपर्क किया गया था।
और पिछली मीडिया रिपोर्टों में यह दावा करने के बावजूद कि होराइज़न प्रणाली पर कभी चर्चा नहीं हुई, श्री कीगन द्वारा सुश्री वेनेल्स को लिखे एक पत्र में “वर्तमान एप्लिकेशन” का संदर्भ शामिल है। ऐसा प्रतीत होता है कि वह जिस एप्लिकेशन का उल्लेख कर रहा था वह होराइजन था।
14 नवंबर 2014 को लिखे पत्र में, श्री कीगन पोस्ट ऑफिस द्वारा होराइजन सहित अपने आईटी सिस्टम की संरचना को हिलाने और उन्हें चलाने के लिए बोली लगाने के लिए नए आपूर्तिकर्ताओं को आमंत्रित करने के खिलाफ बहस करते हुए दिखाई देते हैं।
वह यह भी प्रस्ताव करते प्रतीत होते हैं कि डाकघर को होराइजन के कम से कम कुछ हिस्सों को अपने पास रखना चाहिए और उन्होंने सुश्री वेनेल्स को इसे एक “विकासवादी दृष्टिकोण के रूप में पेश किया जो आपको आवश्यक डिजिटल फ्रंट एंड प्रदान करेगा लेकिन स्थिर बैक में पहले से किए गए निवेश का अधिकांश हिस्सा बरकरार रखेगा। वर्तमान आवेदन का अंत [Horizon]”.
श्री कीगन के वकीलों ने कहा कि रणनीतिक और वाणिज्यिक निर्णयों से संबंधित डाकघर अनुबंध में उनकी भागीदारी, उन्होंने सुश्री वेनेल्स के साथ होराइजन के विवरण पर चर्चा नहीं की, और यह पत्र फ्रंट ऑफिस टॉवर के आपूर्तिकर्ता के रूप में बाहर निकलने के फुजित्सु के निर्णय से संबंधित था – आईटी अनुबंध को दिया गया नाम जिसमें होराइज़न शामिल था।
दस्तावेज़ों से पता चलता है कि श्री कीगन और सुश्री वेनेल्स फुजित्सु यूके के मुख्य कार्यकारी के रूप में उनकी नियुक्ति के कुछ ही दिनों के भीतर पहली बार मिले थे।
23 मई 2014 को लिखे एक ईमेल में उन्होंने लिखा, “सोमवार को मिलकर अच्छा लगा।”
वह सुश्री वेनेल्स को उनकी “स्पष्टवादिता” के लिए धन्यवाद देते हैं और कहते हैं: “निजी क्षेत्र के भीतर, आप अब तक हमारे सबसे महत्वपूर्ण ग्राहक हैं और मैं चाहता हूं कि निकट भविष्य में भी वह स्थिति ऐसी ही बनी रहे।”
सुश्री वेनेल्स के साथ उनकी दूसरी मुलाकात की पुष्टि 14 नवंबर 2014 को लिखे एक पत्र में की गई है, जिसके बारे में उनका कहना है कि यह “31 अक्टूबर को हमारी बातचीत” का अगला भाग है।
श्री कीगन के वकीलों ने कहा कि पहली बैठक होराइज़न के बारे में नहीं थी और इसमें कई अन्य लोगों ने भाग लिया था।
उन्होंने कहा कि दूसरी बैठक डाकघर को सूचित करने के लिए एक छोटी टेलीफोन कॉल थी कि फुजित्सु होराइजन को बदलने के लिए खरीद प्रक्रिया में बोली नहीं लगाएगा।
कुछ सप्ताह बाद, डाकघर द्वारा बताए गए रिकॉर्ड के अनुसार, दोनों मुख्य कार्यकारी 2 दिसंबर को मिले।
सुश्री वेनेल्स ने इसके बाद एक ईमेल भेजा जिसमें उन्होंने लिखा: “बैठक के लिए फिर से धन्यवाद।”
श्री कीगन के वकीलों ने बीबीसी को बताया कि यह एकमात्र मौका था जब उनके मुवक्किल ने सुश्री वेनेल्स के साथ एक-से-एक बैठक में भाग लिया था और बैठक का उद्देश्य फुजित्सु को होराइजन के आपूर्तिकर्ता के रूप में बाहर निकलने पर चर्चा करना था।
दस्तावेज़ भी करीबी रिश्ते का आभास देते हैं.
सुश्री वेनेल्स लिखती हैं, “आपके समय और ईमानदारी के लिए धन्यवाद। हम दोनों को इस स्थिति में चिंताएं हैं और मुझे खुशी है कि हम उन्हें स्पष्ट तरीके से साझा करने में सक्षम थे।”
“मेरा सुझाव है कि हम नियमित रूप से संपर्क बनाए रखें – और अगली बार मेरे लिए नाश्ता करें, या एक ड्रिंक लें (REDACTED)।”
श्री कीगन 10 मिनट बाद ईमेल द्वारा उत्तर देते हैं।
“इन सभी मामलों पर इतने खुले तरीके से चर्चा करने के लिए एक साथ समय बिताना मेरे लिए सौभाग्य की बात है।”
श्री कीगन के वकीलों का कहना है कि यह जोड़ी नियमित संपर्क में नहीं रही या व्यक्तिगत रूप से दोबारा नहीं मिली।
हालाँकि, कार्यक्रम की जाँच के बारे में बीबीसी पैनोरमा द्वारा फुजित्सु से संपर्क किए जाने के बाद, 25 जून को उनके पास एक और टेलीफोन कॉल थी।
अगले सप्ताह श्री कीगन ने फुजित्सु हार्डवेयर के प्रमुख के रूप में एक नई भूमिका शुरू की।
